KCS新歓担当引き継ぎ書(2019年度)

やるべきこと(時間順)

12月下旬 オリエンテーション参加申込・ポスター貼り抽選申込

3月上旬 次年度の活動内容を明らかにする

3月中旬 各班に呼び掛けて新歓プレゼン作成

3月中旬 新歓食事会の予約(30人程度で)

3月中旬~下旬 ポスター発注

3月末日 ポスター貼り

4月初旬 説明会・食事会

やるべきこと(3つにまとめてみました)

1.オリエン総会とのやり取り

2.ポスター(ビラ)の用意

3.新歓期の用意(説明会と食事会)

1.について

・12月下旬・3月下旬のオリエン総会に出席し、新歓期の諸事項をチェック。

・12月のオリエン総会で、新歓参加のためにGoogleフォームへの回答を求められるのでやります。

2.について

・ポスターは2019年度は「プリントパック」というところで、「リーフレットチラシ」A4サイズで注文しました。金額的には、欲しいときの2週間以上前に注文するのがベストです。2019年度は200枚(ポスターに約90枚使用)にしましたが配布分(約30枚)を午前中で使い切ってしまいました。これをふまえて、何枚発注するか考えてください。

・デザインは発注のさらに1週間前に決めるつもりで、描ける人にお願いしましょう。

・ポスター張りに出る人は早めに募りましょう。

・ポスターの内容は現物参照ですが、表に「イベント場所・日程、LINE@(後述)のQRコード」、裏に「サークルの概要と各班の紹介」を載せるとよいでしょう。

3.について

・説明会・食事会といったイベントの情報は、LINE@という企業用のLINEアカウントを使って発信します。これの使用権は先輩から受け取ってください。

・説明会には例年プレゼンを使っています。矢上祭・三田祭と違って、PCをITCから借りられない(期間外)ので注意です。各班の代表者に作ってもらうようにしましょう。

・食事会は早めに予約を取らないと場所がなくなります。2週間以上前を目安に取りましょう。「30人くらい」と伝えて当日の昼頃に正確な人数を伝えましょう。時間は17時40分集合、18時からが適当です。2018年度は22人(内半分が新入生)でした。

おわりに

 他部員とのコミュニケーションはしっかりとって、情報共有とタスクの分配を適切に行いましょう。誰が何をする/している/したのかは適宜確認です。新歓担当は新歓に関する仕事の全てをする人間ではありません。積極的に同輩・先輩に仕事を振るようにして、各々無理なく新歓を乗り越えられるようにしましょう。

 あと、新歓が終わったら次年度の新歓担当のために改善点や具体的な数字をまとめておくとよいと思います。